Samcon – Étude de cas

Comment Samcon utilise Zoho Books comme fondation de sa nouvelle boutique en ligne

Samcon est spécialisé dans les solutions de rééducation, d’analyse du mouvement et de médecine du sport. Les commandes par téléphone et par e-mail ont longtemps bien fonctionné, mais étaient chronophages et difficiles à faire évoluer. Avec une nouvelle boutique en ligne WooCommerce, ils souhaitaient mieux servir à la fois les clients B2B et B2C, sans charge administrative supplémentaire.

BrainSolutions a connecté la boutique en ligne directement à Zoho Books. Les commandes arrivent automatiquement, sont traitées via un flux unique et immédiatement facturées correctement. Samcon gagne du temps et peut poursuivre sa croissance sereinement sur ce nouveau marché.

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Le défi

Samcon souhaitait :

  • offrir aux clients B2B existants une expérience de commande plus simple
  • s’adresser au marché B2C sans créer de charge administrative supplémentaire
  • une boutique en ligne entièrement intégrée à leur back-office
  • un suivi uniforme des commandes et de la facturation

Tout devait être mis en place de manière à ce que les employés puissent travailler de façon intuitive selon des processus déjà connus, sans tâches supplémentaires ni étapes manuelles sujettes à erreurs.

 

Le problème

Une boutique en ligne sans intégration avec un système back-end fiable entraîne un travail supplémentaire :

  • Avec un nouveau canal, les commandes finissent tôt ou tard par être oubliées
  • La facturation manuelle est sujette aux erreurs et chronophage
  • Les produits et les paramètres de TVA se retrouvent dispersés sur plusieurs systèmes
  • Trop de processus opérationnels différents conduit au chaos
  • Les bénéfices supplémentaires d’un nouveau marché sont rapidement absorbés par la charge administrative supplémentaire

Samcon avait donc besoin d’une solution stable et rationalisée, capable de croître avec son marché tout en apportant une visibilité interne.

Oplossing

Zoho Books

BrainSolutions a intégré la boutique WooCommerce directement à Zoho Books via un plug-in prêt à l’emploi. Ainsi, toutes les commandes de la boutique en ligne arrivent automatiquement en tant que Sales Orders.

Le nouveau flux :

  1. Le client passe une commande via la boutique en ligne
  2. WooCommerce transmet automatiquement la commande à Zoho Books, où elle est enregistrée en tant que Sales Order
  3. Un employé de Samcon traite et expédie la commande
  4. Le Sales Order est marqué comme ‘completed’, puis la facture est automatiquement générée et envoyée

Ainsi, Samcon dispose désormais d’une méthode de travail uniforme pour toutes les commandes, avec exactement la même qualité et précision.

 

Pourquoi Zoho Books pour Samcon

Cette approche offre des avantages clairs à Samcon :

  • Un flux central pour le B2B et le B2C: toutes les commandes suivent les mêmes étapes, quel que soit le canal.
  • Élimination de la facturation manuelle: pas de saisie double, pas d’erreurs, pas de retards.
  • Communication professionnelle avec les clients: les factures sont automatiquement générées et envoyées, conformément à Peppol lorsque nécessaire.
  • Gestion simple des produits et des paramètres de TVA: tout est dans un seul système et reste cohérent.
  • Rapports clairs et visibilité: la direction a toujours une vue d’ensemble des commandes, du chiffre d’affaires et de la facturation.

 

Implémentation

La mise en œuvre s’est déroulée facilement et sans développement sur mesure grâce au plug-in disponible entre Zoho Books et WooCommerce. Dès le premier jour après la livraison, Samcon a pu traiter efficacement les commandes de sa boutique en ligne sans charge administrative supplémentaire, y compris celles des nouveaux clients B2C. Pendant l’implémentation, le plan d’étapes suivant a été suivi :

  1. Configurer le plug-in WooCommerce et le connecter à Zoho Books
  2. Importer et synchroniser correctement les produits, les paramètres de TVA et les méthodes de paiement
  3. Tester le flux de la commande à la facture, y compris l’envoi via Peppol
  4. Validation par Samcon, au cours de laquelle des scénarios réalistes ont été entièrement testés
  5. Formation courte pour que l’équipe sache exactement comment les commandes sont traitées et facturées
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« Grâce à l’intégration entre Zoho Books et WooCommerce, nous disposons maintenant d’une boutique en ligne et de nouveaux clients (B2C), sans avoir à modifier quoi que ce soit dans notre fonctionnement interne. »

Laurent D.C. – CEO de Samcon

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