« Less is more » : comment Herfurth Group a réduit de huit ans sa croissance organique grâce à Zoho Recruit. Un recruteur qui ouvre chaque nouvelle candidature et fait immédiatement défiler l’écran jusqu’aux notes, car le reste de l’écran est encombré de champs que plus personne n’utilise. Un site d’offres d’emploi fonctionnant indépendamment du système, où tout le monde espère secrètement que les liens fonctionneront cette fois-ci. Chez Herfurth Group, Zoho Recruit n’était pas le problème : en huit ans, trop d’éléments s’étaient simplement ajoutés.
Avec 300 collaborateurs et une expertise approfondie en logistique, le groupe Herfurth est une référence dans le secteur depuis 1899. Cette expertise doit également se refléter au sein de l’entreprise, des chauffeurs et magasiniers aux expéditeurs et gestionnaires de dossiers, répartis dans différentes entités et succursales. Cela implique un recrutement continu, souvent pour plusieurs profils à la fois.
Les recrutements pour les entités belges sont gérés par une équipe RH interne, les postes vacants étant pourvus en interne et complétés par un afflux important de candidats provenant de différentes agences d’intérim. Afin de traiter efficacement le volume de travail et d’en garantir la clarté, Herfurth a opté dès 2018 pour Zoho Recruit comme système de suivi des candidats.
Au fil des années, le marché du travail, la technologie et les processus internes ont évolué. Zoho Recruit a évolué en parallèle. Ajoutez à cela un site d’offres d’emploi distinct, et vous obtenez une configuration fragmentée, totalement déconnectée des besoins réels.
Ce qui avait commencé comme un système efficace était devenu un dispositif dont personne ne maîtrisait plus les rouages. Les recruteurs et les responsables du recrutement passaient plus de temps à chercher qu’à trouver :
Le point de départ consistait en un remaniement en profondeur de la configuration existante. Il en est résulté une refonte complète qui s’intègre parfaitement aux processus de recrutement existants tout en offrant suffisamment de flexibilité et de marge de manœuvre pour s’adapter à la réalité quotidienne. Nous avons considérablement réduit le nombre de schémas, de statuts et de transitions. Un seul processus, un seul schéma de candidature. Le système guide l’utilisateur lorsque cela s’impose, mais permet de s’en écarter si nécessaire, et les exceptions n’ont délibérément pas été contraintes à des règles rigides.
Nous avons dressé un inventaire de toutes les automatisations, champs et sections actifs, en posant à chaque fois la même question pour chaque élément : quelle était sa fonction à l’origine, et est-elle encore pertinente aujourd’hui ? Ce qui n’était plus nécessaire a été supprimé. Nous avons organisé ce nettoyage de manière à ce que les données historiques restent consultables, tout en allégeant l’écran d’utilisation quotidienne. Les anciens enregistrements, balises et statuts n’ont pas été supprimés définitivement : ils seront progressivement supprimés.
Zoho évolue lui aussi sans cesse : ce qui n’était pas encore possible il y a huit ans l’est aujourd’hui. Nous avons ainsi remplacé le site d’offres d’emploi initial, développé sur mesure, par le site de recrutement natif de Zoho Recruit. La création, la gestion et la publication des offres d’emploi s’effectuent désormais depuis le même endroit où les candidatures sont reçues et où le suivi des candidats est assuré. Finis les liens obsolètes qui se désynchronisaient peu à peu.
Quelle que soit l’ampleur du projet, une collaboration claire constitue toujours la base du succès. Herfurth s’est présenté à la table des négociations avec des exigences précises : pas une liste de souhaits vagues, mais une vision claire de la manière dont le processus de recrutement devait fonctionner pour eux. BrainSolutions a apporté un contrepoids critique : tout ce qui est techniquement possible n’est pas forcément une bonne idée. C’est grâce à cette dynamique que l’on construit ensemble un système qui apporte un soutien là où c’est nécessaire et laisse une marge de manœuvre là où c’est possible, le tout au sein d’une structure prévisible.
Herfurth a délibérément choisi, cette fois-ci, de ne pas aller plus loin, mais de revenir à l’essentiel. Une décision qui a pour conséquence que :
« La collaboration avec BrainSolutions s’est déroulée de manière très concrète : j’ai particulièrement apprécié le fait qu’ils aient eux-mêmes participé à la réflexion afin de trouver la meilleure solution. »
Jeroen Turelinckx, responsable des ressources humaines du groupe Herfurth
