Less is more : comment Herfurth Group a fait le tri dans huit années de croissance organique sur Zoho Recruit.
Un recruteur qui ouvre chaque nouvelle candidature et fait immédiatement défiler l’écran jusqu’aux notes, parce que le reste de l’écran est rempli de champs que plus personne n’utilise.
Un site d’emploi qui fonctionne indépendamment du système, avec tout le monde qui espère secrètement que les intégrations vont, cette fois encore, fonctionner correctement. Chez Herfurth Group, Zoho Recruit n’était pas le problème : en huit ans, il y avait simplement eu trop de choses qui s’étaient accumulées.
Avec 300 collaborateurs et une expertise approfondie dans le secteur de la logistique, Herfurth Group est une référence dans le secteur depuis 1899. Cette expertise doit également être présente sur le terrain, des chauffeurs et magasiniers aux commissionnaires de transport et gestionnaires de dossiers, répartis sur différentes entités et différents sites. Cela implique de recruter en continu, souvent sur plusieurs profils simultanément.
Les recrutements pour les entités belges sont gérés par une équipe RH interne. Les offres d’emploi sont pourvues directement par l’équipe, mais également grâce à un afflux important de candidats provenant de différentes agences d’intérim. Afin de traiter efficacement ce volume de travail et de conserver une vue d’ensemble, Herfurth a choisi dès 2018 Zoho Recruit comme système de suivi des candidatures (Applicant Tracking System).
Au fil des années, le marché de l’emploi, la technologie et les processus internes ont évolué. Zoho Recruit a évolué lui aussi. En y ajoutant un site d’emploi distinct, le résultat était devenu une configuration fragmentée, complètement déconnectée des besoins réels.
Ce qui avait commencé comme un système efficace était devenu un dispositif dont personne ne maîtrisait plus les rouages. Les recruteurs et les responsables du recrutement passaient plus de temps à chercher qu’à trouver :
Le point de départ était un nettoyage en profondeur de la configuration existante. Il s’agissait d’une véritable rénovation, conçue pour s’intégrer parfaitement aux processus de recrutement existants, tout en offrant suffisamment de flexibilité et de marge de manœuvre pour répondre aux réalités du quotidien. Nous avons considérablement réduit le nombre de blueprints, de statuts et de transitions. Un seul processus, un seul blueprint pour les candidatures. Le système guide les utilisateurs là où c’est nécessaire, tout en permettant de s’en écarter lorsque la situation l’exige. Les exceptions n’ont volontairement pas été enfermées dans des règles rigides.
Nous avons dressé un inventaire de toutes les automatisations, champs et sections actifs, en posant à chaque fois la même question pour chaque élément : quelle était sa fonction à l’origine, et est-elle encore pertinente aujourd’hui ? Ce qui n’était plus nécessaire a été supprimé. Nous avons organisé ce nettoyage de manière à ce que les données historiques restent consultables, tout en allégeant l’écran d’utilisation quotidienne. Les anciens enregistrements, balises et statuts n’ont pas été supprimés définitivement : ils seront progressivement supprimés.
Zoho évolue lui aussi sans cesse : ce qui n’était pas encore possible il y a huit ans l’est aujourd’hui. Nous avons ainsi remplacé le site d’emploi initial, développé sur mesure, par le site de recrutement natif de Zoho Recruit.
La création, la gestion et la publication des offres d’emploi s’effectuent désormais depuis le même endroit que la réception des candidatures et le suivi des candidats. Fini les anciennes intégrations qui se désynchronisaient progressivement.
Quelle que soit l’ampleur du projet, une collaboration claire constitue toujours la base du succès. Herfurth est arrivé avec des exigences précises : non pas une liste de souhaits vagues, mais une vision claire de la manière dont le processus de recrutement devait fonctionner pour eux. BrainSolutions a apporté un regard critique et un contrepoids essentiel : tout ce qui est techniquement possible n’est pas nécessairement une bonne idée. C’est grâce à cette dynamique que nous avons pu construire ensemble un système qui apporte un soutien là où c’est nécessaire, tout en laissant une marge de manœuvre là où c’est possible, le tout au sein d’une structure prévisible.
Herfurth a délibérément choisi, cette fois-ci, de ne pas aller plus loin, mais de revenir à l’essentiel. Une décision qui a pour conséquence que :
« La collaboration avec BrainSolutions s’est déroulée de manière très concrète : j’ai particulièrement apprécié le fait qu’ils aient eux-mêmes participé à la réflexion afin de trouver la meilleure solution. »
Jeroen Turelinckx, responsable des ressources humaines du groupe Herfurth
