ANIMA Research est depuis plus de 30 ans un partenaire de premier plan dans la recherche clinique, avec une expertise approfondie dans divers domaines et une spécialisation dans les troubles neurologiques. Avec une base de données de plus de 10 000 participants qualifiés et des collaborations stratégiques avec des entreprises pharmaceutiques actives à l’international, ANIMA Research se positionne comme un partenaire de recherche fiable et innovant. Leur équipe de chercheurs de haut niveau et leur infrastructure moderne les rendent particulièrement adaptés aux projets de recherche exigeants.
ANIMA Research aide les chercheurs et les partenaires pharmaceutiques à organiser ces études médicales. Ce processus commence par la recherche de candidats appropriés et se termine par un reporting précis sur la participation et les résultats. Cependant, à mesure que le nombre d’études augmentait, la complexité en arrière-plan croissait également. Des fichiers Excel circulaient en plusieurs versions, les disponibilités étaient suivies dans des agendas partagés et des informations importantes se perdaient dans des e-mails et des notes. Chacun faisait de son mieux pour garder une vue d’ensemble, mais le système montrait ses limites à tous les niveaux.
Ce qui manquait, c’était un seul endroit où tout se rassemblait — une source unique de vérité, adoptée par l’ensemble de l’organisation.
ANIMA Research souhaitait une solution capable de prendre en charge l’ensemble du parcours : du recrutement et du screening à la planification, au suivi et au reporting. L’objectif était clair : remplacer la complexité existante par un processus strictement structuré, tout en conservant de la flexibilité. En parallèle, le système devait être évolutif, afin de pouvoir croître en même temps que ANIMA Research et répondre aux attentes toujours plus élevées des partenaires et des participants.
Nous avons commencé par une analyse approfondie des workflows existants : quelles étapes sont essentielles, où se produisent les erreurs et où du temps est-il perdu ? Sur cette base, nous avons construit une solution reposant sur trois piliers puissants — Zoho CRM, Zoho Creator et Zoho Analytics — entièrement adaptée à ANIMA Research et prête pour une extension future.
Toutes les informations concernant les candidats, telles que les profils, disponibilités, paramètres médicaux et données de screening, sont centralisées dans Zoho CRM. Cela permet de créer un dossier participant complet et fiable, utilisable par toutes les équipes. Le matching se fait automatiquement : Zoho indique immédiatement quels candidats répondent aux critères d’une nouvelle étude et pourquoi.
Grâce à l’intégration directe avec Zoho Creator, un employé peut, d’un simple clic, créer une participation à une étude ainsi qu’un rendez-vous dans le portail de planification.
Là où auparavant des fichiers Excel circulaient, se trouve désormais un portail convivial qui rationalise l’ensemble du processus de planification. Les études sont créées et gérées de manière centralisée, les candidats sont assignés, les conflits sont détectés automatiquement et toute la communication est suivie depuis un seul système. Les équipes travaillent avec les mêmes données, ce qui rend la planification plus rapide et plus cohérente.
L’application Creator a été conçue pour être intuitive. Aucune connaissance technique n’est nécessaire : chaque employé peut l’utiliser facilement. La flexibilité est un atout majeur : les candidats peuvent être facilement répartis dans différents groupes, et les actions dans Creator mettent automatiquement à jour les données pertinentes dans le CRM.
Grâce à des tableaux de bord en temps réel, ANIMA Research peut voir précisément l’avancement des études, où des capacités se libèrent et à quelle étape du parcours se trouvent les participants. Les rapports analytiques soutiennent la prise de décision interne et renforcent la communication avec les partenaires externes.
Les études sont ainsi non seulement planifiées de manière plus efficace, mais également mieux suivies et évaluées plus rapidement.
Le nouveau système remplace tous les anciens fichiers Excel, documents dispersés et méthodes de planification fragmentées par un flux de travail intégré et quasi exempt d’erreurs. La planification quotidienne est beaucoup plus rapide. Les équipes savent exactement où elles en sont, les participants sont suivis de manière plus cohérente et les décisions de gestion se basent sur des données actuelles plutôt que sur des estimations.
La plateforme apporte sérénité, clarté et évolutivité. Exactement ce dont ANIMA Research avait besoin pour continuer à croître sans que la complexité interne n’augmente.
La force de la solution réside dans la combinaison de structure et de flexibilité. Zoho constitue un écosystème unique où toutes les étapes s’enchaînent logiquement, tout en offrant de la place pour les exceptions, de nouvelles études, des conditions supplémentaires et des extensions futures.
Pour des organisations comme ANIMA Research, qui évoluent dans un environnement où la précision et l’agilité sont tout aussi importantes, c’est l’équilibre idéal.
Nous avons besoin de beaucoup de flexibilité dans la manière dont nous concevons et réalisons chaque étude. Cette adaptabilité rend notre équipe non seulement plus efficace, mais nous permet également de fournir exactement ce dont les sponsors ont besoin. Zoho s’est avéré être la solution idéale pour cela.
SVEN BRAEM – Responsable IT, ANIMA Research
