Van spreadsheets en losse kalenders naar één geïntegreerd platform
ANIMA Research is al meer dan 30 jaar een toonaangevende partner in klinisch onderzoek, met diepgaande expertise in diverse domeinen, met een specialisatie in neurologische aandoeningen. Met een database van meer dan 10.000 gekwalificeerde deelnemers en strategische samenwerkingen met internationaal actieve farmaceutische bedrijven, positioneert ANIMA Research zich als een betrouwbare en innovatieve onderzoeks¬partner. Hun team van toponderzoekers en hun moderne infrastructuur maken hen bijzonder geschikt voor veeleisende onderzoeksprojecten.
ANIMA Research helpt onderzoekers en farmaceutische partners bij het organiseren van deze medische studies. Dat proces begint bij het vinden van geschikte kandidaten en eindigt bij nauwkeurige rapportage over deelname en resultaten. Maar naarmate het aantal studies toenam, groeide ook de complexiteit achter de schermen. Exceldocumenten circuleerden in verschillende versies, beschikbaarheden werden bijgehouden in gedeelde agenda’s en belangrijke informatie ging verloren in e-mails en notities. Iedereen deed zijn best om het overzicht te behouden, maar het systeem kraakte langs alle kanten.
Wat ontbrak, was één plek waar alles samenkwam — één bron van waarheid, gedragen door de hele organisatie.
ANIMA Research wilde een oplossing die het volledige traject ondersteunt: van werving en screening tot planning, opvolging en rapportage. Het doel was duidelijk: de bestaande complexiteit vervangen door een strak gestructureerd proces, zonder flexibiliteit te verliezen. Tegelijk moest het systeem schaalbaar zijn, zodat het verder kan meegroeien met de groei van ANIMA Research en de steeds hogere verwachtingen van partners en deelnemers.
We startten met een grondige analyse van de bestaande workflows: welke stappen zijn essentieel, waar ontstaan fouten, en waar gaat er tijd verloren? Op basis daarvan bouwden we een oplossing op drie krachtige pijlers — Zoho CRM, Zoho Creator en Zoho Analytics — volledig op maat van ANIMA Research en klaar voor toekomstige uitbreiding.
Alle informatie rond kandidaten zoals profielen, beschikbaarheden, medische parameters en screeningsdata wordt gecentraliseerd in Zoho CRM. Hierdoor ontstaat een volledig en betrouwbaar deelnemerdossier dat door alle teams gebruikt kan worden. Matching gebeurt automatisch: Zoho toont onmiddellijk welke kandidaten aan de criteria van een nieuwe studie voldoen en waarom.
Dankzij de directe integratie met Zoho Creator kan een medewerker met één druk op de knop een studie-deelname én een afspraak aanmaken in het planningsportaal.
Waar vroeger Excelsheets rondgingen, staat nu een gebruiksvriendelijk portaal dat het volledige planningsproces stroomlijnt. Studies worden centraal aangemaakt en beheerd, kandidaten worden toegewezen, conflicten worden automatisch gedetecteerd en alle communicatie wordt vanuit één systeem opgevolgd. Teams werken met dezelfde gegevens, waardoor planning sneller én consistenter verloopt.
De Creator-app werd ontworpen om intuïtief te zijn. Geen technische kennis nodig: elke medewerker kan ermee aan de slag. De flexibiliteit is een grote troef: kandidaten kunnen eenvoudig in verschillende groepen worden ondergebracht, en acties in Creator updaten automatisch de relevante CRM-gegevens.
Met real-time dashboards ziet ANIMA Research precies hoe studies vorderen, waar capaciteit vrijkomt en welke deelnemers zich in welke fase van het traject bevinden. Analyse-rapporten ondersteunen interne besluitvorming en versterken de communicatie met externe partners.
Studies worden daardoor niet alleen efficiënter gepland, maar ook beter opgevolgd én sneller geëvalueerd.
Het nieuwe systeem vervangt alle vroegere Excelsheets, losse documenten en versnipperde planningsmethodes door een geïntegreerde, foutarme workflow. De dagelijkse planning verloopt aanzienlijk sneller. Teams weten exact waar ze staan, deelnemers worden consistenter opgevolgd, en managementbeslissingen zijn gebaseerd op actuele data in plaats van schattingen.
Het platform brengt rust, overzicht en schaalbaarheid. Precies wat ANIMA Research nodig heeft om verder te groeien zonder dat de interne complexiteit toeneemt.
De kracht van de oplossing zit in de combinatie van structuur en flexibiliteit. Zoho vormt één ecosysteem waarin alle stappen logisch op elkaar aansluiten, maar biedt tegelijk ruimte voor uitzonderingen, nieuwe studies, bijkomende voorwaarden en toekomstige uitbreidingen.
Voor organisaties zoals ANIMA Research, die werken in een omgeving waar nauwkeurigheid en wendbaarheid even belangrijk zijn, is dat de ideale balans.
“We hebben veel flexibiliteit nodig in hoe we elke studie vormgeven en uitvoeren. Deze aanpasbaarheid maakt ons team niet alleen efficiënter, maar zorgt er ook voor dat we precies kunnen leveren wat de sponsors nodig hebben. Zoho bleek daar de ideale oplossing voor.”
SVEN BRAEM – Head IT, ANIMA Research
