Less is more: hoe Herfurth Group acht jaar organische groei uit Zoho Recruit snoeide. Een recruiter die elke nieuwe sollicitatie opent en meteen naar de notes scrolt, omdat de rest van het scherm vol staat met velden die niemand nog gebruikt. Een jobwebsite die los van het systeem draait, waarbij iedereen stiekem hoopt dat de koppelingen dit keer wel werken. Bij Herfurth Group was Zoho Recruit niet het probleem, er was in acht jaar gewoon te veel bijgekomen.
Met 300 medewerkers en doorgedreven expertise in de logistiek is Herfurth Group al sinds 1899 een vaste waarde in de sector. Die expertise moet ook binnenkomen, van chauffeurs en magazijnmedewerkers tot expediteurs en dossierbeheerders, verspreid over verschillende entiteiten en vestigingen. Dat betekent doorlopend rekruteren, vaak op meerdere profielen tegelijk.
De aanwervingen voor de Belgische entiteiten lopen via een eigen HR-team, waarbij vacatures in eigen beheer worden aangevuld met een stevige instroom aan kandidaten vanuit verschillende interimkantoren. Om het werkvolume efficiënt te verwerken en overzichtelijk te houden, koos Herfurth al in 2018 voor Zoho Recruit als applicant tracking system.
Doorheen de jaren evolueerden de arbeidsmarkt, de technologie en de interne processen. Zoho Recruit evolueerde mee. Combineer dat met een aparte jobwebsite en het resultaat was een versnipperde setup, compleet losgekoppeld van de werkelijke noden.
Wat begon als een goed werkend systeem, was uitgegroeid tot een setup waar niemand nog het overzicht in had. Recruiters en hiring managers waren meer tijd kwijt met zoeken dan met vinden:
Het uitgangspunt was een stevige opkuis van de bestaande setup. Het werd een grondige renovatie die naadloos aansluit bij de bestaande recruteringsprocessen en toch voldoende flexibiliteit en ruimte biedt om in te spelen op de dagelijkse realiteit. We brachten het aantal blueprints, statussen en transities drastisch naar beneden. Eén proces, één applications-blueprint. Het systeem begeleidt waar het moet, afwijken kan waar het nodig is, en uitzonderingen werden bewust niet in rigide regels gewrongen.
Van alle actieve automations, velden en secties werd een inventaris gemaakt, met per item telkens dezelfde vraag: wat was hier ooit de functie van, en is dat vandaag nog relevant? Wat niet meer nodig was, ging eruit. We organiseerden de opkuis zo dat de historische data leesbaar blijft, maar het dagelijkse scherm rustig wordt. Oude records, tags en statussen zijn niet hard verwijderd: die faseren gaandeweg uit.
Ook Zoho evolueert continu: wat acht jaar geleden nog niet kon, kan vandaag wel. Zo hebben we de originele, op maat ontwikkelde jobwebsite vervangen door de native career site van Zoho Recruit. Vacatures opstellen, beheren en publiceren gebeurt nu vanop dezelfde plek waar sollicitaties binnenkomen en kandidaten opgevolgd worden. Gedaan met verouderde koppelingen die stilletjes uit sync liepen.
Ongeacht de omvang van het project vormt een heldere samenwerking steeds de basis van het succes. Herfurth kwam met scherpe requirements aan tafel: geen vage wensenlijst maar een duidelijk beeld van hoe het rekruteringsproces voor hen moet werken. BrainSolutions zorgde voor een kritisch tegengewicht: niet alles wat technisch kan is een goed idee. Met die dynamiek bouw je samen een systeem dat ondersteunt waar het moet en ruimte laat waar het kan, en dat alles binnen een voorspelbare structuur.
Herfurth koos er bewust voor om dit keer niet verder te bouwen, maar terug te keren naar de essentie. Een beslissing die ervoor zorgt dat:
“De samenwerking met BrainSolutions was hands-on: Wat ik fijn vond is dat ze zelf mee nadachten om tot de beste oplossing te komen.”
Jeroen Turelinckx, HR Officer Herfurth Group
