On Time Logistics is een van de meest veelzijdige logistieke spelers in België. Met zeven distributiecentra, een vloot van meer dan 150 voertuigen en meer dan 500 medewerkers bedient het klanten in uiteenlopende sectoren: van havenlogistiek en pharma tot retail, e-commerce en expressleveringen. Door hun sterke groei en verschillende overnames werd de interne werking echter steeds complexer. Verschillende systemen, versnipperde data en uiteenlopende werkwijzen maakten het moeilijk om centraal overzicht en structurele efficiëntie te behouden.
Om die groei duurzaam te ondersteunen, ging On Time op zoek naar een partner die verder kijkt dan software alleen. BrainSolutions werd die partner, met een langetermijnaanpak waarin digitalisering, optimalisatie en schaalbaarheid centraal staan.
De bestaande digitale structuur van On Time was niet langer geschikt voor de schaal waarop het bedrijf opereerde. Een verouderd ERP-systeem, gecombineerd met afzonderlijke tools en databanken, zorgde voor een versnipperde informatievoorziening. Hierdoor verliepen planning, prijszetting en facturatie minder efficiënt en vergde rapportering veel manuele inspanning.
De verschillen tussen de entiteiten bemoeilijkten bovendien een uniforme manier van werken. Nieuwe overnames moesten stuk voor stuk geïntegreerd worden in uiteenlopende systemen, wat de organisatie extra belastte. Het gebrek aan één centraal fundament vertraagde niet alleen de dagelijkse operatie, maar ook de strategische groeiambities.
On Time wilde opnieuw overzicht en controle over zijn groei. Dat vroeg om een centrale omgeving waarin alle commerciële, operationele en financiële informatie samenkomt. Zo viel al snel de keuze voor Zoho CRM. Om het ERP-systeem volledig te vervangen was er ook nood aan een moderne planningsoplossing en een flexibele facturatiemotor die hoge volumes foutloos verwerkt, en een rapportageplatform dat realtime inzicht biedt.
Daarnaast moest de nieuwe structuur snel uitbreidbaar zijn. Nieuwe overnames moesten zonder grote migratietrajecten kunnen aansluiten op een uniforme manier van werken. Ook de klantervaring moest verbeteren via het On Time Online-portaal, waar correcte gegevens en prijsinformatie altijd beschikbaar zijn.
BrainSolutions trad in als digitalisatiepartner, met een aanpak die niet gericht is op één project, maar op voortdurende optimalisatie. Samen met On Time werden alle processen nauwkeurig geanalyseerd en vertaald naar een schaalbaar Zoho-ecosysteem.
De implementatie gebeurde bewust gefaseerd: voortbouwend op de sterke fundamenten die On Time reeds had gelegd met CRM Plus en Creator, daarna de ontwikkeling van de facturatiemotor, de integraties met boekhouding en het klantportaal. Daarnaast heeft On Time zelf nog talloze interne integraties gerealiseerd. Dankzij deze werkwijze kon On Time al snel concrete verbeteringen realiseren, terwijl het digitale landschap stap voor stap werd uitgebouwd tot een stabiel en toekomstgericht geheel.
Voor het Antwerpse stadsnetwerk (On Time City) ontwikkelde BrainSolutions een moderne, ronde-gedreven planningstool in Zoho Creator, op basis van de ordergegevens uit Zoho CRM. Nieuwe zendingen worden zoveel mogelijk automatisch gekoppeld aan de juiste route op basis van adres en leverdag. Herplanningen of extra aanbiedingen verlopen aanzienlijk vlotter en minder foutgevoelig. Het resultaat is een planningsproces dat efficiënter, transparanter en duidelijk schaalbaarder is.
Zoho CRM Plus vormt vandaag de uniforme databank voor alle entiteiten van On Time. Alle klantgegevens, prijsconfiguraties, orders en operationele gegevens komen samen in één structuur. Dat maakt een einde aan de versnippering van informatie, versnelt de onboarding van nieuwe teams en zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde data werkt. Het centrale IT-team van On Time heeft hierin zelf grote stappen gezet. BrainSolutions begeleidde de migratie van losse Zoho-applicaties naar CRM Plus, waardoor het volledige commerciële proces nu consistent en centraal beheerd wordt.
Prijszetting binnen On Time varieert sterk afhankelijk van dienst en klant. De door BrainSolutions ontwikkelde facturatiemotor verwerkt dagelijks duizenden zendingen, berekent automatisch de juiste tarieven en consolideert facturen volgens de specifieke wensen van elke klant. Gedetailleerde bijlagen worden automatisch toegevoegd, waardoor klanten precies zien hoe hun factuur is opgebouwd. Het administratieve team hoeft nauwelijks nog manuele controles uit te voeren, en de nauwkeurigheid van facturatie is aanzienlijk verbeterd.
Klanten van On Time maken gebruik van On Time Online, het klantenportaal waar ze hun dossiers, prijzen en facturen kunnen raadplegen. Wanneer zij hierin een order plaatsen, kan het klantportaal meteen de prijs opvragen aan het centrale systeem voor de prijsberekening. De prijs wordt dan onmiddellijk berekend op basis van de parameters die in Zoho CRM Plus zijn opgeslagen. Parallel daaraan werd een integratie gerealiseerd met de centrale boekhouding, waardoor facturen, betalingen en opvolging altijd consistent zijn tussen commerciële en financiële systemen.
De digitalisering bij On Time heeft geleid tot een organisatie die sneller, nauwkeuriger en professioneler werkt. De automatisering van planning, prijszetting en facturatie zorgt voor aanzienlijke tijdswinst en drastische foutreductie. Interne afdelingen werken beter samen dankzij gedeelde data en uniforme processen. Klanten kunnen hierdoor profiteren van een meer compleet portaal in On Time Online.
Daarnaast ondersteunt de nieuwe digitale structuur de ambitieuze groei van de organisatie. Nieuwe overnames kunnen veel sneller en met minder risico worden geïntegreerd, omdat er een duidelijk en schaalbaar fundament bestaat. De samenwerking tussen On Time en BrainSolutions zorgt ervoor dat optimalisaties voortdurend kunnen worden doorgevoerd.
De volgende stap in de samenwerking is de implementatie van PEPPOL-facturatie binnen alle entiteiten. Daarna volgt de digitalisering van de Customer Service-afdeling, waar Zoho Desk, AI-functionaliteiten en WhatsApp-integratie een belangrijke rol zullen spelen. Dankzij de sterke partnership-aanpak kunnen nieuwe innovaties snel worden opgepikt en uitgerold.
“We werken eigenlijk met drie teams: we doen veel zelf in Zoho om snel te kunnen schakelen, voor technische vragen hebben we Enterprise Support, en voor de meer complexe zaken rekenen we op BrainSolutions. Dat ecosysteem laat ons vooruitgaan én geeft ons een partner die meedenkt, alternatieven aanreikt en helpt de beste weg te kiezen.”
Filip G. - Algemeen Directeur ON TIME, tijdens het panelgesprek op Zoholics 2025
