On Time Logistics est l’un des acteurs logistiques les plus polyvalents de Belgique. Avec sept centres de distribution, une flotte de plus de 150 véhicules et plus de 500 employés, l’entreprise sert des clients dans divers secteurs : de la logistique portuaire et pharmaceutique au retail, e-commerce et livraisons express. Cependant, en raison de leur forte croissance et de plusieurs acquisitions, le fonctionnement interne est devenu de plus en plus complexe. Différents systèmes, des données dispersées et des méthodes de travail variées rendaient difficile le maintien d’une vue centrale et d’une efficacité structurelle.
Pour soutenir cette croissance de manière durable, On Time a recherché un partenaire allant au-delà du simple logiciel. BrainSolutions est devenu ce partenaire, avec une approche à long terme centrée sur la digitalisation, l’optimisation et l’évolutivité.
La structure digitale existante d’On Time n’était plus adaptée à l’échelle à laquelle l’entreprise opérait. Un système ERP obsolète, combiné à des outils et bases de données séparés, entraînait une information fragmentée. Cela rendait la planification, la tarification et la facturation moins efficaces et demandait beaucoup d’efforts manuels pour le reporting.
Les différences entre les entités compliquaient également une méthode de travail uniforme. Chaque nouvelle acquisition devait être intégrée individuellement dans des systèmes différents, ce qui surchargeait encore l’organisation. L’absence d’une base centrale unique ralentissait non seulement les opérations quotidiennes, mais aussi les ambitions de croissance stratégique.
On Time souhaitait retrouver visibilité et contrôle sur sa croissance. Cela nécessitait un environnement central où toutes les informations commerciales, opérationnelles et financières se regroupent. Le choix s’est rapidement porté sur Zoho CRM. Pour remplacer complètement le système ERP, il fallait également une solution de planification moderne, un moteur de facturation flexible capable de traiter de gros volumes sans erreur, et une plateforme de reporting offrant une vision en temps réel.
De plus, la nouvelle structure devait être facilement extensible. Les nouvelles acquisitions devaient pouvoir s’intégrer à une méthode de travail uniforme sans nécessiter de longs projets de migration. L’expérience client devait également être améliorée via le portail On Time Online, où des informations exactes sur les données et les tarifs sont toujours disponibles.
BrainSolutions est intervenu en tant que partenaire de digitalisation, avec une approche centrée non pas sur un projet unique, mais sur l’optimisation continue. Avec On Time, tous les processus ont été analysés en détail et traduits en un écosystème Zoho évolutif.
L’implémentation a été réalisée de manière délibérément progressive : en s’appuyant sur les bases solides qu’On Time avait déjà posées avec CRM Plus et Creator, puis sur le développement du moteur de facturation, les intégrations avec la comptabilité et le portail client. Par ailleurs, On Time a lui-même réalisé de nombreuses intégrations internes. Grâce à cette approche, On Time a pu rapidement obtenir des améliorations concrètes, tout en construisant progressivement un environnement numérique stable et orienté vers l’avenir.
Pour le réseau urbain d’Anvers (On Time City), BrainSolutions a développé dans Zoho Creator un outil de planification moderne basé sur des rotations, utilisant les données de commandes de Zoho CRM. Les nouvelles expéditions sont automatiquement assignées aux itinéraires appropriés en fonction de l’adresse et du jour de livraison autant que possible. Les replanifications ou offres supplémentaires se déroulent beaucoup plus facilement et avec moins d’erreurs. Le résultat est un processus de planification plus efficace, transparent et nettement plus évolutif.
Zoho CRM Plus constitue aujourd’hui la base de données uniforme pour toutes les entités d’On Time. Toutes les informations clients, configurations de prix, commandes et données opérationnelles sont centralisées dans une seule structure. Cela met fin à la fragmentation de l’information, accélère l’intégration des nouvelles équipes et garantit que tout le monde travaille avec les mêmes données. L’équipe IT centrale d’On Time a elle-même réalisé de grands progrès à cet égard. BrainSolutions a accompagné la migration des applications Zoho séparées vers CRM Plus, ce qui permet désormais de gérer l’ensemble du processus commercial de manière cohérente et centralisée.
La tarification chez On Time varie fortement en fonction du service et du client. Le moteur de facturation développé par BrainSolutions traite quotidiennement des milliers d’expéditions, calcule automatiquement les tarifs corrects et consolide les factures selon les exigences spécifiques de chaque client. Des annexes détaillées sont ajoutées automatiquement, permettant aux clients de voir exactement comment leur facture est composée. L’équipe administrative n’a presque plus besoin de contrôles manuels, et la précision de la facturation est considérablement améliorée.
Les clients d’On Time utilisent On Time Online, le portail client où ils peuvent consulter leurs dossiers, tarifs et factures. Lorsqu’ils passent une commande via ce portail, celui-ci peut immédiatement interroger le système central pour le calcul du prix. Le tarif est alors calculé instantanément en fonction des paramètres stockés dans Zoho CRM Plus. Parallèlement, une intégration avec la comptabilité centrale a été réalisée, garantissant que les factures, paiements et suivis sont toujours cohérents entre les systèmes commerciaux et financiers.
La digitalisation chez On Time a permis de créer une organisation plus rapide, plus précise et plus professionnelle. L’automatisation de la planification, de la tarification et de la facturation procure un gain de temps considérable et réduit drastiquement les erreurs. Les services internes collaborent mieux grâce à des données partagées et des processus uniformes. Les clients bénéficient ainsi d’un portail plus complet via On Time Online.
De plus, la nouvelle structure digitale soutient la croissance ambitieuse de l’organisation. Les nouvelles acquisitions peuvent être intégrées beaucoup plus rapidement et avec moins de risques, grâce à un fondement clair et évolutif. La collaboration entre On Time et BrainSolutions permet de mettre en œuvre des optimisations en continu.
La prochaine étape de la collaboration est la mise en place de la facturation PEPPOL dans toutes les entités. Ensuite, la digitalisation du service client sera mise en œuvre, avec un rôle clé pour Zoho Desk, les fonctionnalités d’IA et l’intégration de WhatsApp. Grâce à l’approche de partenariat solide, les nouvelles innovations peuvent être rapidement adoptées et déployées.
Nous travaillons en fait avec trois équipes : nous faisons beaucoup nous-mêmes dans Zoho pour pouvoir réagir rapidement, pour les questions techniques nous avons le support Enterprise, et pour les sujets plus complexes nous comptons sur BrainSolutions. Cet écosystème nous permet de progresser tout en disposant d’un partenaire qui réfléchit avec nous, propose des alternatives et aide à choisir la meilleure voie.
Filip G. – Directeur Général d’ON TIME, lors de la table ronde à Zoholics 2025
