ON TIME est l’un des acteurs logistiques les plus polyvalents de Belgique. Avec sept centres de distribution, 500 véhicules et 550 collaborateurs ON TIME, l’entreprise dessert des clients dans des secteurs très variés : de la logistique portuaire et du secteur pharmaceutique au commerce de détail, en passant par le commerce en ligne et les livraisons express. Cependant, en raison de sa forte croissance et de diverses acquisitions, son fonctionnement interne est devenu de plus en plus complexe. La multiplicité des systèmes, la fragmentation des données et la diversité des méthodes de travail rendaient difficile le maintien d’une vue d’ensemble centralisée et d’une efficacité structurelle.
Afin de soutenir cette croissance de manière durable, ON TIME s’est mis en quête d’un partenaire capable de voir plus loin que le simple logiciel. BrainSolutions est devenu ce partenaire, grâce à une approche à long terme axée sur la numérisation, l’optimisation et l’évolutivité.
L’infrastructure numérique existante d’ON TIME n’était plus adaptée à l’échelle à laquelle l’entreprise opérait. Un système ERP obsolète, associé à des outils et des bases de données disparates, entraînait une fragmentation des informations. De ce fait, la planification, la tarification et la facturation étaient moins efficaces, et l’établissement des rapports exigeait un important travail manuel.
Les différences entre les entités compliquaient en outre la mise en place d’une méthode de travail uniforme. Chaque nouvelle acquisition devait être intégrée à des systèmes disparates, ce qui imposait une charge supplémentaire à l’organisation. L’absence d’une base centrale unique ralentissait non seulement les opérations quotidiennes, mais aussi les ambitions de croissance stratégique.
ON TIME souhaitait retrouver une vue d’ensemble et un contrôle sur sa croissance. Cela nécessitait un environnement centralisé où toutes les informations commerciales, opérationnelles et financières seraient regroupées. C’est ainsi que le choix s’est rapidement porté sur Zoho CRM. Afin de remplacer intégralement le système ERP, il fallait également une solution de planification moderne, un moteur de facturation flexible capable de traiter d’importants volumes de données sans erreur, ainsi qu’une plateforme de reporting offrant une visibilité en temps réel.
Par ailleurs, la nouvelle structure devait pouvoir s’étendre rapidement. Les nouvelles acquisitions devaient pouvoir s’intégrer à une méthode de travail uniforme sans nécessiter de vastes projets de migration. L’expérience client devait également s’améliorer grâce au portail ON TIME Online, sur lequel des données et des informations tarifaires exactes sont toujours disponibles.
BrainSolutions est intervenu en tant que partenaire de numérisation, avec une approche axée non pas sur un projet ponctuel, mais sur une optimisation continue. En collaboration avec ON TIME, tous les processus ont été analysés avec précision et transposés dans un écosystème Zoho évolutif.
La mise en œuvre s’est déroulée de manière délibérément progressive : en s’appuyant sur les bases solides qu’ON TIME avait déjà posées avec CRM Plus et Creator, puis en développant le moteur de facturation, les intégrations avec la comptabilité et le portail client. Par ailleurs, ON TIME a réalisé elle-même de nombreuses intégrations internes. Grâce à cette approche, ON TIME a pu rapidement obtenir des améliorations concrètes, tandis que l’environnement numérique s’est développé étape par étape pour former un ensemble stable et tourné vers l’avenir.
Pour le réseau urbain d’Anvers (ON TIME City), BrainSolutions a développé un outil de planification moderne, axé sur les tournées, dans Zoho Creator, à partir des données de commande issues de Zoho CRM. Les nouveaux envois sont, dans la mesure du possible, automatiquement affectés à l’itinéraire approprié en fonction de l’adresse et du jour de livraison. Les replanifications ou les livraisons supplémentaires s’effectuent de manière nettement plus fluide et avec moins de risques d’erreurs. Il en résulte un processus de planification plus efficace, plus transparent et nettement plus évolutif.
Zoho CRM Plus constitue aujourd’hui la base de données unique pour toutes les entités d’ON TIME. Toutes les données clients, les configurations tarifaires, les commandes et les données opérationnelles sont regroupées au sein d’une seule et même structure. Cela met fin à la fragmentation de l’information, accélère l’intégration des nouvelles équipes et garantit que tout le monde travaille avec les mêmes données. L’équipe informatique centrale d’ON TIME a elle-même réalisé d’importants progrès dans ce domaine. BrainSolutions a accompagné la migration des différentes applications Zoho vers CRM Plus, ce qui permet désormais de gérer l’ensemble du processus commercial de manière cohérente et centralisée.
La tarification au sein d’ON TIME varie considérablement en fonction du service et du client. Le moteur de facturation développé par BrainSolutions traite quotidiennement des milliers d’envois, calcule automatiquement les tarifs applicables et regroupe les factures selon les exigences spécifiques de chaque client. Des annexes détaillées sont automatiquement ajoutées, ce qui permet aux clients de voir précisément comment leur facture est constituée. L’équipe administrative n’a pratiquement plus besoin d’effectuer de contrôles manuels, et la précision de la facturation s’est considérablement améliorée.
Les clients d’ON TIME utilisent ON TIME Online, le portail client qui leur permet de consulter leurs dossiers, leurs tarifs et leurs factures. Lorsqu’ils passent une commande via ce portail, celui-ci peut immédiatement interroger le système central de calcul des prix. Le prix est alors calculé instantanément sur la base des paramètres enregistrés dans Zoho CRM Plus. Parallèlement, une intégration a été mise en place avec la comptabilité centrale, ce qui garantit une cohérence permanente entre les systèmes commerciaux et financiers en matière de factures, de paiements et de suivi.
La numérisation chez ON TIME a permis de créer une organisation qui fonctionne de manière plus rapide, plus précise et plus professionnelle. L’automatisation de la planification, de la tarification et de la facturation permet un gain de temps considérable et une réduction drastique des erreurs. Les services internes collaborent plus efficacement grâce au partage des données et à l’uniformisation des processus. Les clients peuvent ainsi bénéficier d’un portail plus complet sur ON TIME Online.
Par ailleurs, la nouvelle infrastructure numérique soutient la croissance ambitieuse de l’organisation. Les nouvelles acquisitions peuvent être intégrées beaucoup plus rapidement et avec moins de risques, grâce à une base solide, claire et évolutive. La collaboration entre ON TIME et BrainSolutions permet de mettre en œuvre des optimisations en continu.
La prochaine étape consiste à numériser le service client, où Zoho Desk, les fonctionnalités d’IA et l’intégration de WhatsApp joueront un rôle important.
« En réalité, nous travaillons avec trois équipes : nous gérons nous-mêmes une grande partie des tâches dans Zoho afin de pouvoir réagir rapidement ; pour les questions techniques, nous faisons appel à Enterprise Support ; et pour les dossiers plus complexes, nous comptons sur BrainSolutions. Cet écosystème nous permet d’avancer et nous offre un partenaire qui réfléchit avec nous, nous propose des alternatives et nous aide à choisir la meilleure voie. »
Filip G. - Directeur général d'ON TIME, lors de la table ronde organisée dans le cadre de Zoholics 2025
