Paradise City – Case Study

Van sterk vakmanschap naar schaalbare excellence: Zoho Projects voor Paradise City

Paradise City heeft een team met jaren ervaring in het organiseren van hoogwaardige festivals. Hun kennis en vakmanschap stonden als een huis, maar het gebruik van losse tools en individuele werkwijzen beperkten de schaalbaarheid.

Met Zoho Projects kreeg Paradise City een Project Management platform dat hun bestaande sterktes ondersteunt en uitbreidt, zodat ze diezelfde kwaliteit kunnen blijven leveren, ook wanneer het aantal festivals stijgt.

Ontdek de case
5 / 5 in Zoho
4,8 / 5 in Google

Vraagstelling

De uitdaging

Paradise City werkte jarenlang met losse tools, en ieder op z’n eigen manier. Elke medewerker gebruikte zijn eigen systeem om taken bij te houden, deadlines op te volgen en met partners te communiceren. Dat werkte dankzij hun expertise en ervaring, maar naarmate het aantal festivals toenam, werd het gebrek aan structuur een steeds groter risico:

  • Geen centraal overzicht van wie wat doet
  • Veel communicatie in e-mail en WhatsApp
  • Moeilijk om nieuwe medewerkers of vrijwilligers snel operationeel te krijgen
  • Geen leerproces van jaar naar jaar, want alles zat in mensen hun hoofd
  • Voor een snelgroeiende organisatie, waar timing, veiligheid en samenwerking essentieel zijn, was dit niet langer houdbaar.

Het probleem

Hoewel Paradise City meerdere festivals per jaar organiseert, werd elk festival telkens opnieuw ā€œvan nulā€ opgebouwd. Takenlijsten, draaiboeken, afstemmingen met leveranciers, veiligheidsverplichtingen en deadlines werden telkens opnieuw samengesteld. Hierdoor:

  • ging veel tijd verloren aan coƶrdinatie
  • bestond het risico dat belangrijke stappen werden vergeten
  • was er geen schaalbaar proces dat meegroeit met de organisatie
  • onnodige stress, inefficiĆ«ntie en een constante afhankelijkheid van individuele medewerkers.

Paradise City zocht een manier om processen vast te leggen, eigenaarschap te creƫren en jaar-na-jaar slimmer te worden zonder de flexibiliteit van hun creatieve werking te verliezen.

Oplossing

Zoho Projects

BrainSolutions implementeerde Zoho Projects als centrale tool voor de volledige festivalorganisatie. De kern van de oplossing:

  • Festivals worden behandeld als ‘programma’ of ‘project group’
  • Binnen iedere project group: een project per peiler (marketing, operations, …)
  • Ieder project wordt voorzien van een template-takenlijst
  • Jaarlijkse review, met als doel de template-takenlijst jaar na jaar te verbeteren
  • Communicatie gebeurt rechtstreeks op taken, zo zit alle info waar hij hoort

 

Waarom Zoho Projects voor Paradise City

Zoho Projects biedt een reeks voordelen die exact aansluiten bij de noden van een groeiende organisatie zoals Paradise City:

  • Overzicht voor de medewerkers, de founder Ć©n het management: in Ć©Ć©n oogopslag zien welke projecten vertraging oplopen, welke deadlines naderen en waar extra capaciteit nodig is.
  • Gestandaardiseerde processen: Dankzij taak-templates en terugkerende checklists hoeft niemand ā€œhet warm water opnieuw uit te vindenā€.
  • Ideaal voor complexe organisaties: Minder afhankelijkheid van individuen omdat alle kern-informatie en werkwijzen in Projects zitten.
  • EfficiĆ«ntere samenwerking: Door taken, bestanden, deadlines en communicatie te centraliseren verdwijnt een groot deel van de e-mailchaos.
  • Schaalbare groei: Met 5 festivals per jaar en uitbreidingsplannen is een tool nodig die niet alleen vandaag werkt, maar ook volgend jaar wanneer er 7 festivals zijn, of misschien zelfs 17?

 

Implementatie

BrainSolutions begeleidde Paradise City in drie fasen:

  1. Analyse van de bestaande werking: Paradise City leverde info over haar werkwijze, zodat deze kon worden gerespecteerd
  2. Opbouw van de Projects-structuur:Ā BrainSolutions maakte enkele voorstellen om de festivals zo efficiĆ«nt mogelijk te beheren in Zoho Projects, dankzij een transparant overleg in beide richtingen was de juiste structuur snel afgestemd
  3. Training & adoptie: de projectteams werden vanaf het begin volledig betrokken, zo kregen ze al een goed beeld van de mogelijkheden die Zoho Projects biedt. Vervolgens werd dit geformaliseerd tijdens een trainings-moment, waarna de organisatoren zelf aan de slag konden.
  4. Support:Ā tijdens de eerste weken komen er uiteraard nog wat vragen naar boven, en ook tijdens de jaarlijkse review wordt BrainSolutions betrokken om verdere verbeteringen te bespreken.

Na de eerste editie volgde een gezamenlijke review waarbij alle takenlijsten werden verbeterd, zodat de volgende festivalreeks nog vlotter kon verlopen.

Start een gratis trial
Vraag een discovery call

“Onze organisatie is de voorbije jaren sterk gegroeid. We zochten dringend een manier om overzicht te bewaren zonder onze creativiteit te verliezen. Zoho Projects bleek daar de ideale oplossing voor.”

Gilles D.D. - Founder Paradise City

Dit zijn de apps waarmee we dit mogelijk maken

Zoho One

Zoho Projects
Ontdek de Zoho apps
Vraag een discovery call

Ontdek andere cases

On Time Logistics ā€“ Case Study

On Time Logistics digitaliseerde planning, prijszetting, facturatie en rapportering via Ć©Ć©n centraal Zoho-ecosysteem, gebouwd en geoptimaliseerd in een langdurige samenwerking met BrainSolutions.

Samcon – Case Study

BrainSolutions koppelde Samcon’s nieuwe WooCommerce-webshop aan Zoho Books, waardoor bestellingen automatisch worden verwerkt en gefactureerd, zonder extra administratie.

Your Energy Partner (YEP) – Case Study

Dankzij Zoho Desk wist Your Energy Partner (YEP) een sterke support-fundering te leggen voor toekomstige groei.