Van verspreide Excels naar één centraal systeem voor opdrachten en consultants
The Osics Network plaatst en detacheert consultants bij klanten, voornamelijk in de farmaceutische sector en biotech. Elke opdracht heeft zijn eigen looptijd, tarief en mogelijke verlengingen. Tot voor kort hield het bedrijf dat allemaal bij in Excel. Wie de laatste versie had, wist niemand meer zeker. Dat wordt nu centraal beheerd, in Zoho CRM.
The Osics Network beheert een netwerk van 40 actieve consultants die bij klanten worden geplaatst of gedetacheerd. Elke opdracht heeft een eigen looptijd, tarief, marge en in voorkomend geval een verlenging. Al die informatie zat verspreid over Excel-bestanden. Werkbaar zolang het aantal opdrachten beperkt bleef, maar met tientallen actieve opdrachten en honderden consultants in de historiek werd het beheer steeds foutgevoeliger.
BrainSolutions richtte Zoho CRM in op maat van The Osics Network, met een duidelijk doel: één centrale bron voor alle opdrachten, consultants en bijhorende tarieven. Elke opdracht houdt de startdatum, einddatum, het bedrag en het type bij. Opdrachten kunnen eenvoudig worden verlengd, en consultants krijgen een eigen fiche met hun tarief en de opdrachten waaraan ze gekoppeld zijn.
Het systeem legt vervolgens de link tussen een klant, de opdracht en de consultants die erop werken. Vanuit een klantenfiche klik je door naar de gekoppelde opdrachten, en van daaruit naar elke consultant die eraan werkt. Omgekeerd zie je vanuit een consultant meteen bij welke klanten die persoon in het verleden actief was. Verlengingen van een bestaande opdracht worden aangemaakt door de basisopdracht te dupliceren, zodat de kerngegevens overgenomen worden en enkel de nieuwe periode en voorwaarden moeten worden ingevuld.
Het project startte met de opbouw van het datamodel: welke info moet bijgehouden worden per klant, opdracht en consultant. Daarna volgde de meest uitdagende fase, het samenbrengen en opschonen van de bestaande Excel-bestanden tot één consistente import. Testen en bijsturen gebeurde in wekelijkse werksessies met het team van The Osics Network, waarbij de klant beetje bij beetje werd meegenomen in de werking van Zoho CRM en het systeem op die manier kon worden bijgestuurd op maat van de eindgebruikers.
De oplossing wordt dagelijks gebruikt door een beperkte groep key users bij The Osics Network. Omdat zij van bij de start mee aan tafel zaten, wisten ze precies wat er veranderde en waarom. Die betrokkenheid zorgde voor een vlotte overstap, zonder weerstand of lange inwerkperiode. De Zoho CRM-oplossing werd meteen goed gebruikt, na twee maanden waren er al 77 opdrachten en 148 consultants in het systeem (en daar komen er elke dag weer een paar bij). Ook de recente historiek wordt beetje bij beetje toegevoegd. Zo zit alles op één plek, doorzoekbaar en gekoppeld, in plaats van verspreid over losse bestanden.
“Het is een fijne samenwerking met BrainSolutions, bedankt voor de goede ondersteuning!”
Laure Kergal - Co-Founder van The Osics Network
