De vakmensen bij CERM streven naar verbeterde productiviteit om hun wereldwijde klanten te verzekeren van de beste service. Om dit te realiseren, gebruiken ze de softwareoplossingen van Zoho via BrainSolutions. We zoomen in op hun onderlinge samenwerking en spraken hierover met Geert van Damme, CEO van CERM.
Samen naar efficiënter werken
“Waar wij onze eigen standaard software ontwikkelen, verdelen en implementeren bij een specifieke en homogene doelgroep, zorgt BrainSolutions met Zoho voor een specifieke oplossing op maat”, vertelt Geert. “Hierdoor is een langdurige samenwerking noodzakelijk: er zijn enorm veel Zoho-tools om uit te kiezen en deze selecteren, implementeren en leren gebruiken vraagt tijd. Daarom werken we op lange termijn samen met een duidelijk doel: efficiënter werken om zo onze klanten nog beter te ondersteunen”.
Voor elke uitdaging een Zoho-oplossing
CERM had drie grote uitdagingen aan het begin van de samenwerking, namelijk contractbeheer, projectmanagement en ticket management. Voor elk van die uitdagingen stelde BrainSolutions een Zoho-oplossing voor in samenwerking met de CERM-teams van sales, implementatie en boekhouding. Enkele tools op een rij:
- Zoho CRM: Overzicht bewaren en beheren van (klanten)relaties, verkoopsgesprekken, service tickets, geplande projecten, facturen en contractgegevens binnen één centrale database voor alle medewerkers.
- Zoho Books: Manueel factureren maakt plaats voor een geautomatiseerd proces via Zoho Books, gekoppeld aan de boekhoudsoftware Exact online.
- Zoho Creator: Beheren, verkopen en versturen van contracten op één plek.
- Zoho Sign: Snel en efficiënt ondertekenen van contracten.
- Zoho Expense: Beheren van onkosten.
“Momenteel zitten we in een tussenfase waarin we stilaan de overstap maken van onze oude systemen naar de softwareoplossingen van Zoho. Als die met succes geïmplementeerd zijn, komen hier zeker nog tools bij. Ik denk bijvoorbeeld aan Zoho Backstage en People”, aldus Geert. “Bij elk van de tools is er ook een mogelijkheid tot analyse en rapportering voorzien in de vorm van een dashboard. Dit moeten we nog verder op punt zetten om in de toekomst strategische beslissingen te nemen op basis van de voorspellingen in Zoho.”
Het belang van een betrouwbare partner
“Voor de toekomst zie ik nog veel mogelijkheden. Ik denk bijvoorbeeld aan een chatbot voor online hulp gekoppeld aan het ticketing systeem en aan een online platform voor onze klanten waarop ze zelf hun gegevens - zoals tickets, projecten, contracten en openstaande facturen – kunnen raadplegen.
Om dit te realiseren, hebben we zeker en vast de ondersteuning van BrainSolutions nodig. Zij denken mee na en helpen ons steeds professioneel en vriendelijk vooruit. Als iets niet gaat zijn ze hier transparant over en dan zoeken ze naar alternatieven. Ik houd wel van die eerlijke en persoonlijke aanpak. Kortom, ik heb nog veel dromen. BrainSolutions is dus nog niet van ons af (lacht).
Zelf aan de slag met Zoho
Ook overtuigd van de voordelen van Zoho met BrainSolutions als partner? Geert geeft je enkele tips mee om met je bedrijf een vliegende start te nemen.
Tip 1: “Goed begonnen is half gewonnen. Investeer daarom in een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je goed in kaart brengt wat je uitdagingen zijn en hoe een ideale oplossing er voor jou uitziet. Door deze analyse-fase bespaar je tijd, moeite en geld aan het einde van de rit.”
Tip 2: “Zorg voor voldoende interne begeleiding, idealiter een duidelijke verantwoordelijke of projectleider. Zo is er een duidelijk aanspreekpunt en zorg je voor snelle opvolging.”