Zeg ‘vaarwel’ tegen overbodige en onoverzichtelijke mailcommunicatie met Zoho Desk

Niemand heeft tijd voor (onnodige) interne mails met collega’s. Je kent het wel: je staat in cc van een lange mailcommunicatie waarvan je het doel al vergeten bent. Vervelend, maar anderzijds moet je vaak wel degelijk op de hoogte zijn van klanten en/of projecten. Toch gaat die info snel verloren en je zoektocht naar info in je mailbox duurt langer en langer. Dat moet toch efficiënter kunnen? Natuurlijk! Daarom gebruiken bedrijven over de hele wereld Zoho Desk om e-mail driven taken en processen beter aan te pakken. Benieuwd hoe jij bijvoorbeeld projecten, interne communicatie, klanten, facturen en tickets gemakkelijk opvolgt? We vertellen je er meer over.

Een klantenservice software - en zoveel meer

Zoho Desk is een straffe klantenservice software die ervoor zorgt dat je productiever en kwalitatiever werkt levert. Het is namelijk mogelijk om klantgesprekken op te volgen - of die nu via e-mail, chat, telefoon, social media of je website verliepen. Je reageert op berichten én plant follow-up gesprekken in, allemaal in één tool. Je organiseert alle mogelijke communicatie met je klanten, zoals supportvragen die je opvolgt in tickets of sales communicatie die je makkelijk en overzichtelijk bijhoudt in de tool.

Zoho Desk is met andere woorden een softwarepakket waarmee jij en je collega’s heel veel kostbare tijd besparen en jullie je klanten nog blijer maken. Benieuwd naar de meest opmerkelijke features van Zoho Desk? Lees hieronder verder.

desk-ticket-timeline.jpg

Mails van klanten én collega’s makkelijker opvolgen

Vragen rond sales gaan naar sales@jouwbedrijf.be, algemene vragen naar info@jouwbedrijf.be en oh ja, dan is er ook nog support en invoice. Behoud jij nog het overzicht? Wij niet meer. Deze algemene mailboxen komen terecht bij specifieke collega’s, wat de interne communicatie bemoeilijkt. Je bent nooit volledig op de hoogte van een bepaalde klant en/of je weet niet waarmee je collega’s bezig zijn.

Dankzij Zoho Desk ziet iedereen alle mailcommunicatie en wijs je mails toe aan bepaalde personen, departementen of groepen. Zo weet iedereen wie verantwoordelijk is voor de opvolging én kan je gemakkelijk de geschiedenis van een klant raadplegen. Simpele oplossing met veel positieve gevolgen. Je klantentevredenheid stijgt exponentieel!

Responstijden meten en beheren

Hoe snel krijgt je klant een antwoord? Als je werkt met mailboxen heb je daar het raden naar, maar via Zoho Desk weet je heel goed hoe snel je collega’s je klanten vooruit helpen. Dat geeft mooie inzichten en biedt opportuniteiten om jezelf te verbeteren. Daarnaast is de responstijd bij bepaalde contracten of SLA’s extra belangrijk omdat die vooraf afgesproken werd. Met Zoho Desk stel je zelf in of je een melding wil ontvangen wanneer de responstijd (bijna) is overschreden. Op die manier helpt Zoho je om je gemaakte afspraken na te komen.
 

Tijdregistratie bijhouden

Met de manuele of automatische tijdregistratie van Zoho Desk krijg je inzicht in de tijdsbesteding van klantenservice-activiteiten, klantencommunicatie en vervolgtaken. Wat je wil timen en hoe je dat doet, kies je zelf. Wil je bijvoorbeeld weten hoelang het duurt om een antwoord te typen? Dan stel je dat gewoon in. Achteraf krijg je interessante statistieken waaruit je verbeterpunten kan opstellen.

Een extra handige feature binnen deze tijdregistratie is de koppeling met Zoho Books of je eigen boekhoudprogramma. Het zorgt ervoor dat je je gepresteerde tijd onmiddellijk kan factureren. Je geeft een uurtarief in per medewerker en je bent good to go. Probeer het gratis uit.

timer-gif.gif

Automatische antwoorden instellen

Routinematige taken zoals bevestigingsmails of standaard antwoorden op veelgestelde vragen automatiseer je gemakkelijk zodat je collega's hier geen tijd meer aan hoeven te besteden. Hoe dat werkt? Zoho Desk haalt relevante artikelen uit je database en heeft al een antwoord klaar nog voor je collega’s het ticket of de vraag gelezen hebben. Even controleren en met een druk op de knop is je mail verzonden. Dat wil zeggen: meer tijd om je (potentiële) klanten blij te maken.

E-mail flows opzetten en automatiseren

Ze blijven maar komen, die interessante features. Wist je dat je e-mail flows volledig op maat kan instellen? Zo kies je zélf welke mails - al dan niet automatisch - worden omgezet in tickets. Daarna stel je ook nog eens in of ze - opnieuw al dan niet automatisch - volgens bepaalde regels of een volgorde moet worden toegewezen aan medewerkers. Het leuke is dat dit helemaal op maat van je bedrijf gebeurt, afhankelijk van (externe) factoren en je eigen voorkeuren. Beeld je eens in hoeveel tijd je hiermee bespaart?

 

Zoho Desk aan je CRM koppelen

In Zoho CRM hou je al je klantgegevens en geschiedenis nauwkeurig bij. Zo weet je perfect wie wat aangekocht heeft, hoe het contact tot nu toe verliep, welke vragen deze klant had enzovoort. Ook voor je klantcommunicatie in Zoho Desk is dat natuurlijk enorm interessante informatie. Daarom is het mogelijk om deze twee systemen te koppelen, zodat jij en je collega's steeds over alle informatie beschikken. Wedden dat je klantentevredenheid ook hierdoor naar boven gaat?

Kortom, Zoho Desk heeft enorm veel voordelen. Wil je daar meer over weten in een gratis en vrijblijvend gesprek of demo? We helpen je graag verder!

Start nu je gratis Zoho Desk trial of neem contact op.
 

 

Wil jij ook een boeiende carrière uitbouwen in een groeiend bedrijf?

Kijk dan zeker eens naar onze vacatures!

Vraag uw gratis Health Check aan