Zorg dat u met Zoho CRM voldoet aan de AVG


Alleen de persoonsgegevens van een klant beschermen is niet genoeg. Volgens de AVG moet u helder zijn over en veilig omgaan met de verwerking van persoonsgegevens. Zorg er via Zoho CRM voor dat het verzamelen en verwerken van gegevens in overeenstemming is met de AVG.
 

Houd gegevensbronnen bij en gebruik dubbele aanmelding

 

Versleutel en beveilig persoonlijke gegevens

 

Beheer de informatie die met andere applicaties wordt gedeeld

 

Verkrijg en beheer toestemming

 

Reageer eenvoudig op verzoeken om gegevens

Gegevensverzameling

Houd de bronnen van uw klantgegevens bij en controleer de interesse van uw klant in uw service. Doe dit voordat u de gegevens verwerkt.

Gegevensbron volgen

Met meerdere bronnen voor klantgegevens (webformulieren, imports, handmatige samenstelling, API's of integraties van derde partijen), kunt u alles bijhouden via de recordgegevens van de klant. In het geval van webformulieren kunt u aanvullende gegevens zoals de naam van het formulier en het IP-adres vastleggen.

Dubbele aanmelding

Schakel het dubbele aanmeldingsmechanisme voor webformulieren in, zodat klanten die hun gegevens insturen de inzending ervan moeten bevestigen voordat hun gegevens worden doorgezet naar Zoho CRM. Dubbele aanmelding zorgt voor kwalitatief hoogwaardige leads, zodat u uw tijd en middelen kunt besteden aan de mensen die van u willen horen.

Gegevensverwerking

Kies voor rechtsgeldige en veilige verwerking van de persoonsgegevens van uw klanten. Neem uw verantwoordelijkheid en documenteer de verwerkingsactiviteiten met betrekking tot klantgegevens.

Grondslag voor gegevensverwerking

Identificeer, categoriseer en markeer klanten op basis van een van de zes wettelijke grondslagen voor gegevensverwerking: legitiem belang, instemming, uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, vitaal belang of publieke belangen.

Toestemmingsformulier

Afhankelijk van het type klant en de persoonsgegevens die worden verwerkt, moet u de klant om toestemming vragen. U kunt eenvoudig toestemming krijgen via een aanpasbaar formulier, dat u naar uw klanten kunt mailen.

Persoonlijke velden markeren

Markeer velden met persoonsgegevens en bepaal of deze informatie vertrouwelijk is of niet. Op basis van de voorkeuren onder de nalevingsinstellingen kunt u de informatie in deze velden beperken voor verwerking tijdens exports, API's en gerelateerde services.

Versleuteling-in-rust (EAR)

Voor het versleutelen van uw vertrouwelijke gegevens maakt Zoho CRM gebruik van een sterke en robuuste versleuteling: AES (Advanced Encryption Standard). Zoho CRM beschermt uw gegevens niet alleen tijdens de overdracht, maar beveiligt deze ook op servers via AES-256-versleuteling om de anonimiteit van de klantgegevens te waarborgen in geval van een lek of schending.

Auditlogboeken

Controleer de activiteiten van uw team met auditlogboeken, zodat u kunt bijhouden wie wat heeft gedaan en wanneer. Een voorbeeld: alle acties die door uw gebruikers worden uitgevoerd met betrekking tot het verwijderen en wijzigen van records, worden gecontroleerd.

Analyseer uw salesgegevens tot in detail met aanpasbare rapporten

Realtime rapportage geeft u inzicht in allerlei meetgegevens, zoals salestrends, marketingcampagnes, activiteitenrapporten en teamprestaties.
 

Toegang (recht van toegang)

Geef uw klanten toegang tot hun gegevens via de klantenportal. Of laat ze weten dat ze er toegang toe kunnen krijgen door ze een e-mail te sturen. Deze e-mail kunt u samenstellen door de vereiste samenvoegingsvelden in een sjabloon op te nemen.

 

Exporteren (recht van gegevensportabiliteit)

Exporteer klantgegevens naar een csv-bestand dat direct in een e-mail wordt bijgevoegd en naar de klant wordt gestuurd. Met deze export zorgt u ervoor dat er geen gegevens op externe apparaten worden opgeslagen.

 

Wissen (recht om te worden vergeten)

U kunt de gegevens van een klant eenvoudig verwijderen uit Zoho CRM als het 'recht om te worden vergeten' wordt uitgeoefend. Eenmaal verwijderd, wordt de record verplaatst naar een blokkeerlijst om gebruikers te waarschuwen wanneer dezelfde record weer terechtkomt in het systeem.

 

Rectificeren (recht van rectificatie)

Exporteer probleemloos klantgegevens, stuur deze naar hen toe voor rectificatie en werk ze bij in CRM. Als klanten toegang hebben tot de klantenportal, kunnen ze hun gegevens daar bekijken en zelf bijwerken indien nodig.

 

Verwerking stoppen (recht om gegevensverwerking te beperken)

Als dit recht wordt uitgeoefend, wordt de record van de klant automatisch vergrendeld om verdere verwerking van de gegevens te voorkomen.

Disclaimer

de informatie die hierin wordt gepresenteerd, mag niet worden opgevat als juridisch advies. Wij raden u aan om juridisch advies in te winnen om te voldoen aan de eisen van de AVG.